試算表が遅い会社の立て直し方｜基準は翌月末

試算表が出てくるのが遅く、届いたときには2ヶ月も3ヶ月も前の数字になっている——この状態に慣れてしまっている会社は少なくありません。しかしそれは、経営判断の材料を毎月失っているのと同じことです。本記事では、試算表がいつまでに出るべきかという基準と、遅れが起きる2つの原因、そして1〜2ヶ月で立て直すための具体的な進め方を、顧問先200社を支援する税理士の実務目線で解説します。

試算表が「もう過去の話」になっていませんか

「試算表は毎月もらっています」とおっしゃる経営者に、いつの月の分が手元にあるかを伺うと、2ヶ月前・3ヶ月前という答えが返ってくることがあります。毎月受け取ってはいるものの、中身がすでに過去のものになっているという状態です。これは珍しいことではありませんが、決して普通のことでもありません。

基準は翌月末。1ヶ月以上の遅れは普通ではない

試算表が出てくる基準は翌月末です。遅くとも翌々月の初めには手元にあるのが通常の姿だとお考えください。多くの会社は翌月末に月次の面談を行い、そこで「先月がどうだったか」を確認しています。試算表が1ヶ月以上遅れているというのは、普通ではないと考えていただきたいです。この基準を知らないまま「うちはこういうものだ」と受け入れてしまっている会社が、実際にはかなりあります。まずは、自社が基準からどれだけ離れているのかを把握するところが出発点になります。

2〜3ヶ月遅れると、試算表としての効果はほとんどない

遅れが2〜3ヶ月に及ぶと、話は「遅い」では済まなくなります。そこに書かれているのは、もう過去の話だからです。3ヶ月前に経費が膨らんでいたと今知っても、打てる手はほとんど残っていません。値上げの交渉も、経費の見直しも、人員配置の変更も、気づいた時点から動き出すまでにさらに時間がかかります。数字が古くなるほど、打ち手の選択肢は減っていきます。試算表としての効果がほとんどなくなる、というのはそういう意味です。

そもそも試算表は何のために出すのか

ここで一度、目的に立ち返っておきたいと思います。試算表を見る目的は、いま会社がプラス方向に進んでいるのかマイナス方向に進んでいるのか、そして自分がイメージしている予算どおりに進んでいるのかを確認することです。申告のために作る資料ではありません。この目的に照らすと、答えは単純です。タイムリーでなければ、経営判断には使えません。逆に言えば、多少精度が粗くても、早く手元にあるほうが経営には役立ちます。

▶ 関連コラム：月次決算の活用法｜経営判断に変える型（試算表が出るようになったあと、それをどう経営判断に変えるか）

試算表が遅れる原因は、2つしかない

試算表が遅れている会社を拝見していると、原因はほぼ2つの場所に絞られます。どちらも「意識が低いから」ではなく、仕組みの問題です。だからこそ、仕組みを変えれば直ります。

原因①：会計入力の時間が取れない

1つ目は、単純に会計入力の時間が取れないことです。入力をお客様側で行っている場合、これは本当によく起こります。社内の業務が優先されるのは当然のことで、目の前の受注や納品を差し置いて会計入力を先にやる会社は多くありません。結果として入力が後回しになり、月をまたぎ、気づけば数ヶ月分がたまっている。担当者の努力不足ではなく、業務の優先順位として自然に起きる現象です。ですから、精神論で「今月こそ早く」と言っても解決しません。

原因②：会計事務所との取り決めが不明確

2つ目は、会計事務所との取り決めが不明確なことです。「資料を送ってきてくれたら試算表を出します」というスタンスの契約形態になっていると、資料が出ない月は試算表も出てこない、という状態が慢性化します。これはどちらか一方が悪いという話ではなく、どういう取り決めで仕事をすると決まっているのかが曖昧なまま運用されている、という契約設計の問題です。結局のところ、会計事務所とお客様が協力しないと試算表は出てきません。

「出せたときに出す」が慢性化する理由

「出せたときに出しますね」という運用は、実はお互いにとって楽です。催促する側もされる側もストレスがなく、誰も困っていないように見えます。しかし、そもそも何のために顧問契約を結んだのか、数字を見ないままで本当によいのかという観点で見ると、論点がずれています。毎月の数字を見て手を打つために契約したのであれば、その前提が満たされていないことになるためです。ここは一度、契約の取り決めそのものを見直す価値があります。相手を責める話ではなく、いつまでに何を出し合うのかを決め直す、という作業です。

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1〜2ヶ月で立て直す進め方

ここからが本題です。翌月末に試算表を出すこと自体は、そもそも難しいことではありません。お互いのコンセンサスをきちんと取れば、十分にできる範囲の話です。進め方は次の4つの順番で行います。

1. 月次面談の日を先に決める——ゴールを固定します。これが最大のコツです。
2. 資料回収（または入力）のスケジュールを決める——いつまでに何が揃っていれば間に合うかを逆算します。
3. 何を・どこに・どんな形で出すかを明確にする——「何を出せばいいか分からない」状態を先に解消します。
4. クラウド会計で省力化する——手間そのものを減らし、続く仕組みにします。

ステップ1：月次面談の日を先に決める

立て直しで最も効くのは、この一手です。「来月のいつに会いましょう。そのときには数字を必ず出しましょう。そのためには、この日程で資料をやり取りしましょう」という順番で決めていきます。順番が逆——つまり「資料が揃ったら面談日を決めましょう」——になると、いつまでも動きません。ゴールからの逆算がないと、人はなかなか動きません。これは意志の強さの問題ではなく、締切の設計の問題です。面談日という動かせない予定を先に置くだけで、そこから逆算した行動が自然に生まれます。

ステップ2：資料回収のスケジュールを決める

面談日が決まったら、そこから逆算して資料回収のスケジュールを決めます。入力を自社で行っている会社であれば、入力のスケジュールを決めることになります。ここで大切なのは、「月末までに」といった曖昧な締切にしないことです。何日までに、誰が、どの資料を渡すのかまで決めます。曖昧な締切は、必ず後ろにずれます。逆に日付まで決まっていれば、遅れたことがその日のうちに分かるため、リカバリーが効きます。

ステップ3：何を・どこに・どう出すかを明確にする

意外に見落とされているのが、「そもそも何を出せばいいのか分からない」という状態です。ここが曖昧なままだと、資料が足りずに問い合わせが発生し、往復のたびに数日が失われます。何が必要か／どこにどうやって入れるのか／どんな形で送付するのかを、一度きちんと整理し直してください。あわせて、資料の出し方そのものも見直す価値があります。実際によく起きるのは、次のような状態です。

よくある資料の状態	何が起きるか
領収書がすべて二つ折りのまま	1枚ずつ開いてスキャンする手間が発生し、処理が滞る
売上請求書の中に、支払請求書が混ざっている	仕分けと確認の質問が増え、往復のたびに日数が延びる
クレジットカードの領収書に、現金の領収書が混ざっている	二重計上を防ぐための照合作業が増える

いずれも些細に見えますが、積み上がると数日単位の遅れになります。資料を渡す側で5分整えることが、受け取る側の数時間を減らし、結果として試算表の到着を早めます。お客様側の協力が要る、というのはこの部分です。

ステップ4：クラウド会計で省力化する

立て直しと同時に、手間そのものを減らす省力化も検討してください。クラウド会計を使えば、経費精算は領収書を写真で撮るだけで完了させられますし、請求書の作成システムと連動させれば、発行した請求書をそのまま会計側へ流すこともできます。入力という作業自体を減らすことが、いちばん確実な時短です。逆に、FAXでやりとりする、データで送れるものをわざわざ印刷して郵送するといった運用は、手間がかかるだけなのでおすすめしていません。ここを変えるだけで、毎月数時間が浮く会社もあります。

▶ 関連コラム：税理士の選び方｜事業計画を任せられるか（毎月の数字を一緒に見てくれる相手かを、どう見極めるか）

実務ポイント｜試算表が早くなると、社長の判断はどう変わるか

試算表を早く出すことは、それ自体が目的ではありません。目的は経営判断の回数と速さを上げることです。ここが変わると、会社の状態は目に見えて変わっていきます。

半年に1回しか見ない会社は、判断も半年に1回になる

これがいちばん本質的な部分だと考えています。数字を見る頻度が、そのまま経営判断の頻度になります。半年に1回しか数字を見ない会社は、判断も半年に1回しかできません。しかもその数字を見るのがさらに2ヶ月後だとすれば、「あのときはそうだったのか」で終わってしまい、経営判断にまで影響しません。粗利の改善に毎月気づいて、0.1%でも0.5%でも改善に向けた動きを毎月している社長と、半年に1回数字を見て「悪かったか、でも今は良さそうだしな」と思って何も動かない社長。どちらの会社の状態が良くなっていくかということだと思います。

経費のタイムリーな管理が生まれる

試算表が早く出るようになると、意思決定が圧倒的に早くなります。たとえば「業績は良いと思っていたが、思いのほか経費が膨らんでいる。これだけ膨らむなら、今の売上では足りない」と、その月のうちに気づけます。気づけば、次の手が打てます。そこから「一定金額以上の見積もりは社長も確認する仕組みにする」といった経費管理のルールが生まれてくることもあります。ルールは、問題に早く気づいた会社にしか作れません。気づくのが半年後では、その間に同じことが5回繰り返されています。

翌月初に会う、という逆張りの選択もある

もう一つ、あまり知られていない選択肢をご紹介します。翌月末に会うのが基本ですが、あえて翌月初（2日ごろ）に会うという進め方もあります。翌月初の時点では会計はまだ締まっていませんが、前月の売上はほぼ確定しています。そこでリアルタイムに数字を入れ、「まだ締まってはいませんが、実際のところ先月はこのくらいの損益になっていると思います」という前提で話すほうが、生産的な場合があるのです。精度を少し落としてでも、鮮度を取るという考え方です。動きの速い事業をされている会社ほど、この形が合うことがあります。

私たちが毎月、どう関わっているか

参考までに、Actvision税理士法人の関わり方をお伝えします。私たちは毎月お会いする契約しか結んでいません。そのため、毎月必ず試算表が出る前提で全体が動いています。だから資料の催促は相当に厳しく行います。月初に「今月もよろしくお願いします」とお伝えし、送付予定の時期に「お忘れではないですか」と確認し、到着予定日を過ぎたら「これ、まだお手元ですか」とリマインドを続けます。そのうえで担当者と社長のマンツーマンで1時間半から2時間の月次面談を行い、試算表を挟んで「計画とどれだけズレたか」「次に何へ着手するか」を議論します。面談の最後には「決めていただきたいこと」「次回までに実行していただきたいこと」をお渡しし、動きが必要な案件は2週間に1回のペースで確認します。催促が厳しいのは、数字が出ないと、この時間そのものが成立しないためです。

数字が出たら、次は外の物差しと突き合わせる

試算表が毎月きちんと出るようになったら、次の段階は自社の位置を知ることです。社内の前年比較だけでは「増えた・減った」しか分かりません。同じ規模・同じ業種の会社が、売上に対してどの程度の利益や人件費を計上しているのかは財務省の法人企業統計調査で確認できます。中小企業の財務や従業者数といった経営実態は中小企業実態基本調査でも把握できます。毎月の数字が手元にあって初めて、こうした外の物差しをあてる意味が出てきます。数字がない状態では、比べることすらできません。

（出典）財務省「法人企業統計調査」／e-Stat「中小企業実態基本調査」

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よくある質問（FAQ）

Q1. 試算表は、いつまでに出てくるのが普通ですか？

基準は翌月末です。遅くとも翌々月の初めには手元にあるのが通常の姿とお考えください。多くの会社が翌月末に月次面談を行い、その場で前月の状況を確認しています。1ヶ月以上遅れている状態は、普通ではありません。まずは自社の最新の試算表が何月分なのかを確認し、基準からどれだけ離れているかを把握するところから始めてみてください。

Q2. 試算表が2〜3ヶ月遅れていると、何が問題ですか？

書かれている内容がすでに過去の話になってしまうことが最大の問題です。試算表の目的は、いま会社がプラス方向かマイナス方向か、予算どおりに進んでいるかを確認することにあります。3ヶ月前の状態を今知っても、打てる手はほとんど残っていません。数字が古くなるほど、選べる打ち手は減っていきます。結果として、判断そのものの回数が減ってしまいます。

Q3. 試算表が遅いのは、会計事務所の責任なのでしょうか？

どちらか一方の責任という捉え方は、実務的ではないと考えています。多くの場合、「どういう取り決めで仕事をするか」が曖昧なまま運用されていることが原因です。「資料をいただいたら出します」という形の契約であれば、資料が出ない月は試算表も出ません。それは契約設計としてそうなっている、というだけの話です。まずは、いつまでに何を出し合うのかを決め直すことから始めるのが現実的です。相手を責めるより、取り決めを具体化するほうが早く解決します。

Q4. 立て直すのに、どれくらいの期間がかかりますか？

多くの場合、1〜2ヶ月あれば立て直せます。翌月末に試算表を出すこと自体は、そもそも難しい作業ではないためです。必要なのは、面談日を先に決めること、資料回収のスケジュールを決めること、そして何をどう出すかを明確にすることの3点です。お互いのコンセンサスがきちんと取れれば、十分にできる範囲です。ただし、入力の担い手や資料の量によって必要な手当ては変わります。

Q5. 記帳や入力を、外部に任せることはできますか？

できます。Actvision税理士法人でも、入力を有償のサービスとして引き受けています。お客様に入力をお任せすると、社内業務が優先されて時間が取れず、どうしても遅れがちになるためです。自社で引き受けることで、必ず毎月試算表が出せる体制を確実に作れます。あわせてクラウド会計を使えば、経費精算を写真で完了させるなど、手間そのものを減らすこともできます。なお、いまの顧問税理士に申告をお願いしたまま、経営面のコンサルティングだけを別に依頼することも可能です。

まとめ｜試算表の速さは、経営判断の速さそのもの

この記事でお伝えしたことを整理します。

• 試算表の基準は翌月末（遅くとも翌々月初）。1ヶ月以上の遅れは普通ではない
• 2〜3ヶ月遅れると「もう過去の話」になり、試算表としての効果はほとんどなくなる
• 遅れる原因は2つ。①会計入力の時間が取れない ②会計事務所との取り決めが不明確
• 立て直しの最大のコツは月次面談の日を先に決めること。ゴールから逆算する
• あわせて資料回収のスケジュールと何を・どこに・どう出すかを明確にする
• 領収書の二つ折り、請求書の混在といった些細な状態が数日の遅れを生む
• クラウド会計で入力の手間そのものを減らす。FAXや印刷して郵送は避ける
• 多くの場合1〜2ヶ月で立て直せる。翌月末に出すこと自体は難しくない

数字を見る頻度が、そのまま経営判断の頻度になります。試算表が遅いという状態は、単に事務が滞っているのではなく、毎月打てたはずの手を、毎月見送っているということです。まずは、いま手元にある最新の試算表が何月分なのかを確認してみてください。2ヶ月以上前の月であれば、そこに手をつける余地があります。

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